レシート・領収書を捨てた・なくした時の対処法｜経費は計上できる？

レシートがない。経費にできない？

仕事で使った出費なのに、レシートをなくしてしまった。

飲食店で領収書をもらい忘れた。財布に入れていたレシートがいつの間にか消えていた。掃除のときにまとめて捨ててしまった。

経費として計上できるのか？結論から言います。

レシートがなくても、経費にできる場合があります。

ただし、条件があります。正しい対処法を知っておきましょう。

大前提：レシート＝唯一の証拠ではない

まず誤解を解きます。「レシートがないと経費にできない」は正確ではありません。

税法上、経費として認められるために必要なのは「支出の事実を証明できること」です。レシートや領収書はその証明手段のひとつですが、唯一の手段ではありません。

レシートがない場合の対処法

対処法1：クレジットカードの利用明細

カードで支払った場合は、利用明細が証拠になります。日付、金額、支払先が記載されているため、レシートと同等の証拠力があります。

会計ソフトに連携していれば、自動で取り込まれているはずです。

対処法2：銀行の振込明細

振込で支払った場合は、銀行の振込明細やネットバンキングの取引履歴が証拠になります。

対処法3：メール・注文履歴

Amazonや楽天で購入した場合は、注文確認メールや購入履歴が証拠になります。スクリーンショットを保存しておきましょう。

サブスクリプション（クラウドサービス、ツールの月額料金など）も、契約メールや管理画面の支払履歴で証明できます。

対処法4：出金伝票を作成する

上記のいずれの記録もない場合の最終手段です。

出金伝票とは、自分で作成する支出の記録です。以下の情報を記載します。

日付
支払先
金額
内容（何のための支出か）

出金伝票はあくまで自己申告です。レシートほどの証拠力はありませんが、税務調査で「まったく記録がない」よりはるかにマシです。

少額の交通費（電車・バス）やご祝儀・香典など、もともとレシートが発行されない支出では、出金伝票が正式な記録方法とされています。

対処法5：お店に再発行を頼む

最近の支出なら、お店にレシートの再発行を依頼できる場合があります。特に飲食店や小売店では対応してもらえることが多いです。

ただし、「再発行」とスタンプを押されることがあります。これは二重計上を防ぐためで、問題はありません。

やってはいけないこと

レシートの偽造・金額の水増し

当然ですが、これは脱税です。税務調査で発覚した場合、重加算税（35〜40%）が課されます。

実際に使っていない経費の計上

レシートがないことを理由に「だいたいこのくらい使ったはず」と架空の経費を計上するのもNGです。

レシートの保管期間

個人事業主のレシート・領収書の保管期間は以下のとおりです。

白色申告：5年間
青色申告：7年間

2024年1月以降、電子帳簿保存法により、電子取引（メール添付の請求書、ECサイトの領収書など）は電子データのまま保存することが義務化されています。紙に印刷して保存するだけではNGです。

今後なくさないための対策

スマホで撮影する習慣をつける

レシートをもらったら、その場でスマホで撮影。freeeやマネーフォワードのアプリを使えば、撮影と同時に会計ソフトに取り込まれます。

現金支払いを減らす

クレジットカードや電子マネーで支払えば、利用明細が自動で残ります。そもそもレシートを保管する必要がなくなります。

クラウドに保存する

紙のレシートは劣化します。感熱紙は数か月で文字が消えることも。撮影してクラウドに保存しておけば、紛失の心配がありません。

フリーフリー は、レシート管理もサポートするAI帳簿サービスです。「またなくした」を防ぐ仕組みで、経費計上の漏れをなくします。