領収書・レシートの保管期間は？正しい保存方法とNG例

結論：領収書の保管期間は原則7年。正しく保管しないと経費が否認されるリスクも

確定申告の証拠書類である領収書・レシートには、法律で定められた保管期間があります。期間内に捨ててしまうと、税務調査で経費を否認される可能性があります。

保管期間一覧

| 申告方法 | 帳簿 | 領収書・レシート | 請求書・納品書 | |---------|------|----------------|-------------| | 青色申告 | 7年 | 7年 | 7年（5年のものもあり） | | 白色申告 | 7年 | 5年 | 5年 |

いつから数える？

保管期間は、確定申告の期限日の翌日から起算します。

たとえば、2025年分（2026年3月15日申告期限）の領収書なら、2026年3月16日から7年間、つまり2033年3月15日まで保管する必要があります。

保管が必要な書類

必ず保管するもの

• 領収書・レシート
• 請求書
• 納品書
• クレジットカードの利用明細
• 銀行の取引明細（通帳のコピーでもOK）
• 契約書

あると便利なもの

• 出金伝票（領収書がない場合の代替）
• メールの注文確認・支払い確認
• ECサイトの購入履歴

正しい保存方法

方法1：紙のまま保管

もっとも基本的な方法です。

保管のコツ

• 月ごとにクリアファイルや封筒に分ける
• 日付順に並べる
• 勘定科目ごとに分類するとさらに便利
• 直射日光を避けた場所で保管

方法2：電子データで保管（電子帳簿保存法対応）

2024年1月以降、電子取引（メールで受け取った請求書、ECサイトの領収書など）は電子データのまま保存が義務化されました。

電子保存のルール：

• 改ざん防止措置：タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残るシステムを使用
• 検索機能：日付・金額・取引先で検索できること
• ディスプレイ・プリンタの備え付け：いつでも画面表示や印刷ができること

方法3：スキャナ保存

紙の領収書をスキャンして電子データで保存する方法です。

スキャナ保存のルール：

• 解像度200dpi以上（スマホのカメラでもOK）
• 受領後おおむね7営業日以内にスキャン（速やかに）
• タイムスタンプの付与
• 原本との同一性の確認

スキャナ保存の要件を満たせば、原本の紙は破棄できます。

やってはいけない保管方法（NG例）

NG1：感熱紙レシートをそのまま放置

コンビニやスーパーのレシートは感熱紙が多く、時間が経つと文字が消えます。1〜2年で読めなくなることもあります。

対策：受け取ったらすぐにスマホで撮影するか、コピーを取る。

NG2：クリアファイルに詰め込んで日付バラバラ

税務調査で「○月の経費を見せてください」と言われた時、探すのに時間がかかります。

対策：月ごとに分けて、日付順に整理する。

NG3：電子取引のデータを紙に印刷して保存

2024年以降、電子取引のデータは電子のまま保存が義務です。紙に印刷しただけでは要件を満たしません。

対策：電子データをフォルダに整理して保存。日付・金額・取引先で検索できるようにする。

NG4：保管期間前に捨てる

「もう3年も前のだから」と捨ててしまうと、税務調査で証拠を提示できません。

対策：保管期間（7年）が過ぎるまで絶対に捨てない。

領収書をもらい忘れた場合

領収書がなくても、以下の方法で経費として認められる可能性があります。

• 出金伝票を作成する：日付・金額・支払先・内容を自分で記録
• クレジットカードの明細：カード払いなら利用明細が証拠になる
• メールの確認画面：ネット購入ならメールを保存
• Suicaの利用履歴：交通費の証拠として

ただし、出金伝票は補助的な証拠です。できるだけ原本の領収書やレシートを入手しましょう。

まとめ

• 領収書・レシートの保管期間は原則7年（白色申告は5年）
• 電子取引のデータは電子のまま保存が義務（2024年〜）
• 感熱紙レシートは消えるので、早めに撮影やコピーを
• 月ごとに整理して保管するのがベスト

レシートの管理が面倒なら、フリーフリーのレシート撮影機能を使えば、撮るだけでデータ化＆自動仕訳。保管義務もクリアできます。