レシート・領収書のクラウド保管方法｜電子帳簿保存法対応

紙のレシートをクラウドに保管して、経理を身軽にしよう

電子帳簿保存法の改正により、レシートや領収書を電子データで保管しやすくなりました。正しい方法でクラウド保管すれば、紙の整理から解放されます。

電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存法には3つの区分があります。レシートのクラウド保管に関係するのは2番目と3番目です。

電子帳簿等保存：会計ソフトで作成した帳簿の電子保存
スキャナ保存：紙で受け取った書類をスキャンして電子保存
電子取引データ保存：メールやWebで受け取った書類の電子保存

電子取引データ保存は義務

メールで受け取った請求書やWebでダウンロードした領収書は、電子データのまま保存する義務があります。紙に印刷して保存するだけではNGです。

スキャナ保存の要件

紙のレシートをスキャン（スマホ撮影含む）してクラウド保管する場合、以下の要件を満たす必要があります。

必須要件

解像度：200dpi以上（スマホカメラなら通常クリア）
カラー画像：一般書類はグレースケールでもOK
タイムスタンプ：受領後、速やかにタイムスタンプを付与（または訂正削除の履歴が残るシステムを利用）
検索機能：日付・金額・取引先で検索できること

freeeなら要件を満たしやすい

freeeはスキャナ保存の要件に対応しています。レシートを撮影してアップロードすれば、タイムスタンプの付与や検索機能の要件を満たせます。

具体的なクラウド保管の手順

手順1：レシートをスマホで撮影する

freeeのアプリを開いて、レシートを撮影します。文字がはっきり読める状態で撮影してください。

手順2：内容を確認する

OCRで読み取られた日付・金額・取引先が正しいか確認します。間違いがあれば修正します。

手順3：仕訳と紐づける

撮影したレシート画像を、対応する仕訳に紐づけます。freeeなら撮影から仕訳登録まで一連の流れで処理できます。

手順4：紙のレシートを処分する（任意）

スキャナ保存の要件を満たしていれば、紙のレシートは処分できます。ただし、念のため一定期間は保管しておくと安心です。

電子取引データの保存方法

メールやWebで受け取った請求書・領収書は、以下の方法で保存します。

会計ソフトにアップロード：freeeのファイルボックスに保存
クラウドストレージに保存：Google Drive、Dropboxなどに整理して保存
専用フォルダで管理：年月別・取引先別にフォルダ分け

いずれの場合も、日付・金額・取引先で検索できる状態にしておく必要があります。

よくある質問

Q. スマホの写真で大丈夫？

大丈夫です。解像度の要件を満たせば、スマホカメラで撮影した画像もOKです。

Q. 紙のレシートはいつ捨てていい？

スキャナ保存の要件をすべて満たしていれば、確認後に捨てても構いません。心配な方は確定申告が終わるまで保管しておきましょう。

Q. 個人事業主も対象？

はい。電子取引データの保存義務は、すべての事業者（法人・個人事業主）が対象です。

まとめ

電子帳簿保存法に対応したクラウド保管を導入すれば、紙の整理から解放されます。freeeのファイルボックスを活用すれば、要件を満たしながら効率的にレシート管理ができます。

フリーフリーでは、電子帳簿保存法の対応方法を詳しく解説しています。